تعريف الاستعلام و انواعه في الأكسس Access

ما هو الاستعلام؟

إن الاستعلام ما هو إلا سؤال تسأله عن بياناتك لتحصل على إجابة عليه عن طريق تشغيل هذا الاستعلام. فأنت قد تسأل مثلا:

1- أي من الطلاب حصل على تقدير ممتاز خلال هذه السنة؟
2- كم عدد الطلاب الخريجين لعام معين؟
3- ما هو متوسط درجات كل طالب؟
4- ما هي السجلات الخاصة بالطلاب الخريجين؟ أو الطلاب غير الخريجين؟
5- قم بحذف سجلات الطلاب الخريجين من جدول الطلاب.
6- قم بتحديث سجلات الطلاب وأضف درجتين لكل طالب!

وهكذا...

إذن:

--> تستخدم الاستعلامات لعرض وتغيير وتحليل البيانات بطرق مختلفة.

--> يقوم آكسس بتجميع البيانات التي تجيب على سؤالك من جدول أو أكثر.

--> وفي كل مرة تشغل فيها الاستعلام سوف تحصل على أحدث المعلومات من قاعدة البيانات.



 

طريقة عرض الاستعلام:

 

يمكنك التعامل مع الاستعلام في طريقتين:

الأولى: عرض التصميم:
لإنشاء أو تحديث هيكل الاستعلام، فعندما تقوم بالعمل في طريقة عرض التصميم فانك تسأل عن أسئلة عن بياناتك لتحديد أي البيانات تريدها وتحديد كيفية ترتيبها.

الصورة التالية توضح عرض التصميم لأحد أنواع الاستعلامات وهو استعلام التحديد Select Query :

الثانية: عرض صفحة البيانات:
لإضافة، تحرير، تحليل البيانات نفسها.. ولمشاهدة نتائج تشغيل الاستعلام.

الصورة التالية توضح نتائج تشغيل أحد الاستعلامات:  

 

أنواع الاستعلامات:

هناك عدة أنواع من الاستعلامات في Microsoft Access، سنقوم بتعدادها أولا مع تعريف مبسط لكل منها، ثم بعد ذلك سنفصل في شرح كل نوع مع كتابة أمثله متعددة عليه.
                                 

(1)- استعلامات التحديد Select Query.
يعتبر من أكثر أنواع الاستعلامات شيوعاً. ويستخدم لاسترجاع بيانات من جدول واحد أو أكثر ويعرض النتائج في صفحة بيانات.
يمكنك تحديث مجموعة من السجلات بناء على بعض القيود أو المعايير Criteria.
يمكنك أيضاً استخدام استعلام تحديد لتجميع السجلات وحساب المجاميع والأعداد والمعدلات وأنواع أخرى من الإجماليات.

(2)- استعلامات إجرائية .Action Queries
الاستعلام الإجرائي هو استعلام يُجري تغييرات على العديد من السجلات في عملية واحدة فقط.
توجد أربعة أنواع من الاستعلامات الإجرائية:

• استعلامات حذفDelete Query

ويستخدم لحذف مجموعة من السجلات من جدول واحد أو أكثر.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام استعلام حذف لإزالة سجلات الطلاب المتخرجين من جدول الطلاب.
مع ملاحظة أنه بواسطة استعلامات الحذف، يمكنك دائماً حذف سجلات بأكملها، وليس فقط حقول محددة داخل سجلات.

• استعلامات تحديث Update Query

يجري استعلام التحديث تغييرات عامة على مجموعة من السجلات في جدول واحد أو أكثر.
على سبيل المثال، يمكنك زيادة كل طالب حصل على درجة أقل من 70 خمسة درجات لرفع المعدلات التي حصلوا عليها.
باستخدام استعلام التحديث، يمكنك تغيير البيانات في جداول موجودة.


• استعلامات إلحاقية Append Query

يضيف الاستعلام الإلحاقي مجموعة من السجلات من جدول واحد أو أكثر إلى نهاية جدول واحد أو أكثر.
على سبيل المثال، بفرض انه تم تسجيل مجموعة من الطلاب الجدد وتم إدخال بياناتهم في جدول جديد فانك ستقوم بإلحاق الجدول الذي يحتوي على سجلات الطلاب الجدد بجدول الطلبة.


• استعلامات إنشاء جدول Make-Table Query
يستخدم هذا الاستعلام لإنشاء جدول جديداً من كافة البيانات أو جزء منها في جدول واحد أو أكثر. تعد استعلامات إنشاء الجدول مفيدة لإنشاء جدول لتصديره إلى قواعد بيانات Microsoft Access أو جدول محفوظات يحتوي على سجلات قديمة.

(3)- استعلامات المعلمات Parameters Queries .
ويعرض عند تشغيله مربع الحوار الخاص به ليطالبك بمعلومات مثل معايير Criteria أو شروط معينة لاسترداد سجلات أو قيمة تريد إدراجها في حقل.
يمكنك تصميم استعلام المعلمات ليطالبك بأكثر من معلومة؛ على سبيل المثال، يمكنك تصميمه ليطالبك بتاريخين. في هذه الحالة يسترد Access كافة السجلات التي تقع بين هذين التاريخين.
تعد استعلامات المعلمات ملائمة عند استخدامها كأساس لنماذج وتقارير وصفحات بيانات access.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تقرير عن الدرجات التي حصل عليها كل طالب مستنداً إلى استعلام معلمات. وعند طباعة التقرير، يعرض Access مربع حوار للسؤال عن رقم الطالب الذي ترغب أن يغطيه التقرير. وعندما تدخل رقما معينا يطبع Access التقرير الملائم.


(4)- استعلامات جدولية Crosstab Query.
تستخدم الاستعلامات الجدولية لحساب وإعادة بناء البيانات للحصول على تحليل أسهل للبيانات. تحسب الاستعلامات الجدولية المجموع أو المتوسط أو العدد أو نوع آخر من الإجمالي للبيانات التي يتم تجميعها بواسطة نوعين من المعلومات — يظهر أحدها أسفل الجانب الأيسر من ورقة البيانات في حين يظهر الآخر في رأس الصفحة.

(5) استعلامات SQL
استعلام SQL هو استعلام تقوم بإنشائه باستخدام عبارة SQL.

 

التعرف على نافذة تحديد الاستعلام:

تنقسم نافذة تحديد الاستعلام أفقيا إلى قسمين، وتتكون من العناصر التالية:

(1) أسماء الحقول : تظهر في الجزء العلوي من الجدول نافذة أو أكثر بأسماء الحقول الموجودة في الجدول أو الجداول أو الاستعلامات الموجودة بقاعدة البيانات .

(2) معايير الاستعلام :
يحتوى الجزء السفلي من الجدول على خطوط شبكيه (Grid) تسمى QBE (Query By Example). وتستخدم لتحديد الحقول والسجلات المطلوب استخراجها من قاعدة البيانات .

 

الشبكية Grid الموجودة بالصورة هي المستخدمة لأشهر أنواع الاستعلامات وهو استعلام التحديد Select Query
وفيما يلي شرح لكل سطر في هذه الشبكية:

السطر الأول: Field / حقل
لإسقاط الحقل الذي نرغب بإظهاره في استعلام التحديد.

السطر الثاني: Table / جدول
اسم الجدول الذي يحتوي على الحقل الذي تم إسقاطه في الخلية أعلاه، ويتم تحديد اسم الجدول تلقائيا بمجرد إسقاط أي حقل من جدول معين.

السطر الثالث: Sort / فرز
لفرز سجلات البيانات تصاعديا أو تنازليا.

السطر الرابع: Show / إظهار
والخيار الافتراضي Default له هو وضع علامة صح، مما يعني إظهار بيانات الحقل الذي تم إسقاطه في الخلية العلوية. إلغاء علامة الصح من هذا الخيار تعني إمكانية وضع شروط خاصة أو معايير Criteria لهذا الحقل دون إظهاره عند تشغيل الاستعلام. الأمثلة القادمة ستوضح لك ذلك.

السطر الخامس: معايير / Criteria
يتم كتابة الشرط الذي يتم اختيار السجلات عند تحققه.

السطر الخامس: أو / or
لكتابة أكثر من شرط أو معيار لنفس الحقل أو لعدة حقول يفصل بينهم العلاقة المنطقية OR.