ما هو آكسس ( Access ) ؟
برنامج إدارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن إستخدامه بسهولة .
ما هي قاعدة البيانات ؟
ملف واحد يتضمن عدة كائنات Access تتعامل معها بشكل منتظم ( جداول ، استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، وحدات نمطية )
ما هو الجدول ؟
يتم فيه حفظ البيانات ، وهو مرتب وفق تنسيق سطر وعمود حيث يحتوي كل عمود( حقل ) نوعاً محدداً من البيانات مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " وكل سطر ( سجل ) يتضمن كل المعلومات التابعة لقيمة مدخلة واحدة مثل المعلومات الخاصة بموظف معين ، مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " ، " المرتبة " ، " العنوان " ، " المدينة " .
ما هو الاستعلام ؟
يتم من خلاله طرح الآسئلة حول البيانات في قاعدة البيانات ، ويمكن من خلال الآستعلام تصفية ودمج البيانات من عدة جداول في قاعدة البيانات ، حيث يمكن أن نقوم بتصميم إستعلام يعرض معلومات الموظفين الذي مضى على خدمتهم أكثر من عشر سنوات فقط دون غيرهم .
ما هو النموذج ؟
واجهه يتم من خلالها عرض أو إضافة البيانات من الجداول او الاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات .
ما هو التقرير ؟
يستخدم لعرض البيانات ومن ثم طباعتها ، ولا يمكن إستخدامه لإدخال البيانات .
ما هي الصفحات ؟
تعتبر نماذج من نوع خاص تسمح بعرض وتحرير الجداول أو الإستعلامات بإستخدام المتصفح الخاص بالشبكة .
ما هي وحدات الماكرو ؟
تستخدم من اجل تبسيط العمل في Access وهي سلسلة من الإجراءات التي يمكن القيام بها دفعة واحدة .
ما هي الوحدات النمطية ؟
تكتب بلغة فيجوال بيسك للتطبيقات يمكن عن طريقها كتابة شفرة برنامج يقوم بإنجاز سلسلة من المهام الخاصة والتي لا يمكن إنجازها لو إستخدمنا وحدات الماكرو .
كيف أقوم بإصلاح ملفات Access المعطوبة ؟
إذا كنت تعلم أي ملفـــــــــــــــــــات البرنامج هو المعطوب يمكنك حذفه ثم تشغيل برنامج الإعداد وإختيار " ( Add or Remove Features ) " لتتم إضافة نسخة صحيحة من الملف .
أما إذا لم تكن تعلم أي ملفــــــــــات البرنامج هو المعطوب قم بتشغيل برنامج الإعداد ( Setup ) ثم إختر ( Remove Office ) ثم أعد تثبيت Access بإستخدام برنامج الإعداد ثانية .
ماهو الحجم الأقصى لقاعدة البيانات ؟
الحد الأقصى لقاعدة البيانات في آكسس نظرياً هو ( واحد قيقا بايت ) ولكن مع توفر إمكانية ربط الجداول مع قاعدة بيانات أخرى أو مع جداول محفوظة كملفات خارجية ، ستكون كمية البيانات التي يمكن حفظها غير محدودة إلا بحجم القرص الصلب .
برنامج إدارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن إستخدامه بسهولة .
ما هي قاعدة البيانات ؟
ملف واحد يتضمن عدة كائنات Access تتعامل معها بشكل منتظم ( جداول ، استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، وحدات نمطية )
ما هو الجدول ؟
يتم فيه حفظ البيانات ، وهو مرتب وفق تنسيق سطر وعمود حيث يحتوي كل عمود( حقل ) نوعاً محدداً من البيانات مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " وكل سطر ( سجل ) يتضمن كل المعلومات التابعة لقيمة مدخلة واحدة مثل المعلومات الخاصة بموظف معين ، مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " ، " المرتبة " ، " العنوان " ، " المدينة " .
ما هو الاستعلام ؟
يتم من خلاله طرح الآسئلة حول البيانات في قاعدة البيانات ، ويمكن من خلال الآستعلام تصفية ودمج البيانات من عدة جداول في قاعدة البيانات ، حيث يمكن أن نقوم بتصميم إستعلام يعرض معلومات الموظفين الذي مضى على خدمتهم أكثر من عشر سنوات فقط دون غيرهم .
ما هو النموذج ؟
واجهه يتم من خلالها عرض أو إضافة البيانات من الجداول او الاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات .
ما هو التقرير ؟
يستخدم لعرض البيانات ومن ثم طباعتها ، ولا يمكن إستخدامه لإدخال البيانات .
ما هي الصفحات ؟
تعتبر نماذج من نوع خاص تسمح بعرض وتحرير الجداول أو الإستعلامات بإستخدام المتصفح الخاص بالشبكة .
ما هي وحدات الماكرو ؟
تستخدم من اجل تبسيط العمل في Access وهي سلسلة من الإجراءات التي يمكن القيام بها دفعة واحدة .
ما هي الوحدات النمطية ؟
تكتب بلغة فيجوال بيسك للتطبيقات يمكن عن طريقها كتابة شفرة برنامج يقوم بإنجاز سلسلة من المهام الخاصة والتي لا يمكن إنجازها لو إستخدمنا وحدات الماكرو .
كيف أقوم بإصلاح ملفات Access المعطوبة ؟
إذا كنت تعلم أي ملفـــــــــــــــــــات البرنامج هو المعطوب يمكنك حذفه ثم تشغيل برنامج الإعداد وإختيار " ( Add or Remove Features ) " لتتم إضافة نسخة صحيحة من الملف .
أما إذا لم تكن تعلم أي ملفــــــــــات البرنامج هو المعطوب قم بتشغيل برنامج الإعداد ( Setup ) ثم إختر ( Remove Office ) ثم أعد تثبيت Access بإستخدام برنامج الإعداد ثانية .
ماهو الحجم الأقصى لقاعدة البيانات ؟
الحد الأقصى لقاعدة البيانات في آكسس نظرياً هو ( واحد قيقا بايت ) ولكن مع توفر إمكانية ربط الجداول مع قاعدة بيانات أخرى أو مع جداول محفوظة كملفات خارجية ، ستكون كمية البيانات التي يمكن حفظها غير محدودة إلا بحجم القرص الصلب .
ما هي أنوع الحقول المتاحة عند إنشاء جدول
؟
يوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة أنواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :
- نص : يستخدم لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ، ويمكن أن تكون القيم المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .
مذكرة : يستخدم لحفظ القيم النصية الطويلة وذلك حتى ( 46000 حرف ) .
- رقم : يستخدم لحفظ بيانات رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية أو قيماً سالبة تسبقها الإشارة السالبة .
- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أو الوقت أو كلاهما .
- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows .
- ترقيم تلقائي : حقل عددي يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو دائماً يبدأ بالقيمة رقم ( 1 ) .
- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ، نعم أو لا ) .
- كائن OLE : يستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .
- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف مستند موجود على القرص الصلب .
ما هي خصائص الحقول ؟
كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :
- حجم الحقل : يستخدم لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه في الحقل من النوع " رقم " .
- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .
- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .
- قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .
- تعليق : يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير .
- القيمة الافتراضية : تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .
- قاعدة التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .
- نص التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق من الصحة .
- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية .
السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية .
- مفهرس : يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا .
- ضغط Unicode : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه .
كيف يمكن تغيير القيمة الإبتدائية لحقل من النوع " ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ " 1 " ؟
- انشاء جدول يحتوي على حقل من النوع " ترقيم تلقائي " ، وهو الذي نريد أن نغير قيمة البدايه له بحيث تكون غير الرقم ( 1 ) و حقل آخر من النوع " نص " .
مثال : جدول باسم " بيانات الموظفين " يحتوي حقلين الحقل الأول نسميه " رقم الموظف " ونوعه ترقيم تلقائي والحقل الثاني نسميه " اسم الموظف " ونوعه نص .
- انشاء جدول ثاني يحتوي على حقل واحد من النوع " رقم " .
مثال : جدول باسم " مؤقت " يحتوي حقل واحــــــد فقط بإسم " رقم الموظف " ويكون نوع الحقل " رقم " وأجعل الخاصية "حجم الحقل " هي " عدد صحيح طويل " .
- قم بإدخال سجل واحد فقط في الجدول " بيانات الموظفين " ، حيث يجب عليك هنا فقط أن تقوم بإدخال أي اسم موظف وليكن مثلاً " محمد " وسيكون رقم الموظف القيمة ( 1 ) تلقائياً .
- قم بإدخال قيمه في الجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " وتكون أقل بواحد من الرقم الذي تريد أن يظهر في جدول الذي قمنا بتسميته " بيانات الموظفين " .
فمثلاً إذا أردت أن تبدأ الترقيم في جدول " بيانات الموظفين " بالقيمة ( 50 ) أدخل في الحقل الموجود بالجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " القيمة ( 49 ) .
- قم بإنشاء إستعلام إلحاق وقم بتسميته " إضافه رقم " ، وذلك من أجل إضافة قيمة الحقل الوحيد في الجدول " المؤقت " إلى قيمة الحقل في الجدول " بيانات الموظفين " .
- قم بتشغيل استعلام الإلحاق " إضافة رقم " ، حيث سيتم إضافة قيمة الحقل في الجدول " مؤقت " إلى قيمة الحقل في جدول " بيانات الموظفين " .
- قم بفتح الجدول " بيانات الموظفين " حيث ستجد في السجل الأول الحقل " رقم الموظف " ويحوي القيمة ( 1 ) والحقل " اسم الموظف " الذي يحوي على القيمة ( محمد ) وسجل ثاني يحوي الحقل الأول " رقم الموظف " القيمة ( 49 ) والحقل " اسم الموظف " يوجد به قيمة خالية .
- قم بحذف السجل الأول والثاني في جدول " بيانات الموظفين " والذي قمنا بوصفهما في الفقرة السابقة .
- قم بحذف استعلام الإلحاق " إضافة رقم " وكذلك الجدول " مؤقت " فلم تعد بحاجه لهما .
- عند فتح الجدول " بيانات الموظفين " ستجد أن Access عند إضافتك لسجل جديد يتابع عملية الترقيم بدءً من القيمة ( 50 ) .
ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع " مذكرة " لحفظ نص متوسط الحجم ؟
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :
- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .
- إذا أردت فهرسة الحقل .
- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .
معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :
- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .
يطلب آكسس دائماً تعريف مفتاح أساسي للجدول ، فهل هو ضروري ؟
يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :
- إذا كان هناك نية في إستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .
- الحاجه لحفظ سجلات في الجدول وفق ترتيب لا يتغيير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .
ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟
- إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .
- بناء علاقات بين الجداول .
- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة في حقل مفتاح أساسي .
كيف يمكنني تجنب تكرار قيمة في حقل ليس معيناً كمفتاح أساسي ؟
نقوم بفتح الجدول في نمط عرض التصميم ثم ننقر فوق الحقل المطلوب وننتقل إلى خصائص الحقل وبالتحديد خاصية " مفهرس" ونختار " نعم ( بدون تكرار ) " .
ما هو الفرق بين خاصتي " قناع الإدخال " و " تنسيق " ؟
- خاصية " قناع الإدخال " : تحدد نوع القيمة المدخلة التي يمكن كتابتها في الحقل ، حيث تفرض شكلاً معيناً تكون مجبراً على سلوكه عند الإدخال .
- خاصية " تنسيق " : تؤثر على البيانات في الحقل بعد إدخالها ، فهي تغير طريقة عرض البيانات .
يوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة أنواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :
- نص : يستخدم لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ، ويمكن أن تكون القيم المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .
مذكرة : يستخدم لحفظ القيم النصية الطويلة وذلك حتى ( 46000 حرف ) .
- رقم : يستخدم لحفظ بيانات رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية أو قيماً سالبة تسبقها الإشارة السالبة .
- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أو الوقت أو كلاهما .
- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows .
- ترقيم تلقائي : حقل عددي يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو دائماً يبدأ بالقيمة رقم ( 1 ) .
- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ، نعم أو لا ) .
- كائن OLE : يستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .
- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف مستند موجود على القرص الصلب .
ما هي خصائص الحقول ؟
كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :
- حجم الحقل : يستخدم لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه في الحقل من النوع " رقم " .
- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .
- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .
- قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .
- تعليق : يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير .
- القيمة الافتراضية : تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .
- قاعدة التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .
- نص التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق من الصحة .
- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية .
السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية .
- مفهرس : يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا .
- ضغط Unicode : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه .
كيف يمكن تغيير القيمة الإبتدائية لحقل من النوع " ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ " 1 " ؟
- انشاء جدول يحتوي على حقل من النوع " ترقيم تلقائي " ، وهو الذي نريد أن نغير قيمة البدايه له بحيث تكون غير الرقم ( 1 ) و حقل آخر من النوع " نص " .
مثال : جدول باسم " بيانات الموظفين " يحتوي حقلين الحقل الأول نسميه " رقم الموظف " ونوعه ترقيم تلقائي والحقل الثاني نسميه " اسم الموظف " ونوعه نص .
- انشاء جدول ثاني يحتوي على حقل واحد من النوع " رقم " .
مثال : جدول باسم " مؤقت " يحتوي حقل واحــــــد فقط بإسم " رقم الموظف " ويكون نوع الحقل " رقم " وأجعل الخاصية "حجم الحقل " هي " عدد صحيح طويل " .
- قم بإدخال سجل واحد فقط في الجدول " بيانات الموظفين " ، حيث يجب عليك هنا فقط أن تقوم بإدخال أي اسم موظف وليكن مثلاً " محمد " وسيكون رقم الموظف القيمة ( 1 ) تلقائياً .
- قم بإدخال قيمه في الجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " وتكون أقل بواحد من الرقم الذي تريد أن يظهر في جدول الذي قمنا بتسميته " بيانات الموظفين " .
فمثلاً إذا أردت أن تبدأ الترقيم في جدول " بيانات الموظفين " بالقيمة ( 50 ) أدخل في الحقل الموجود بالجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " القيمة ( 49 ) .
- قم بإنشاء إستعلام إلحاق وقم بتسميته " إضافه رقم " ، وذلك من أجل إضافة قيمة الحقل الوحيد في الجدول " المؤقت " إلى قيمة الحقل في الجدول " بيانات الموظفين " .
- قم بتشغيل استعلام الإلحاق " إضافة رقم " ، حيث سيتم إضافة قيمة الحقل في الجدول " مؤقت " إلى قيمة الحقل في جدول " بيانات الموظفين " .
- قم بفتح الجدول " بيانات الموظفين " حيث ستجد في السجل الأول الحقل " رقم الموظف " ويحوي القيمة ( 1 ) والحقل " اسم الموظف " الذي يحوي على القيمة ( محمد ) وسجل ثاني يحوي الحقل الأول " رقم الموظف " القيمة ( 49 ) والحقل " اسم الموظف " يوجد به قيمة خالية .
- قم بحذف السجل الأول والثاني في جدول " بيانات الموظفين " والذي قمنا بوصفهما في الفقرة السابقة .
- قم بحذف استعلام الإلحاق " إضافة رقم " وكذلك الجدول " مؤقت " فلم تعد بحاجه لهما .
- عند فتح الجدول " بيانات الموظفين " ستجد أن Access عند إضافتك لسجل جديد يتابع عملية الترقيم بدءً من القيمة ( 50 ) .
ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع " مذكرة " لحفظ نص متوسط الحجم ؟
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :
- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .
- إذا أردت فهرسة الحقل .
- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .
معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :
- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .
يطلب آكسس دائماً تعريف مفتاح أساسي للجدول ، فهل هو ضروري ؟
يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :
- إذا كان هناك نية في إستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .
- الحاجه لحفظ سجلات في الجدول وفق ترتيب لا يتغيير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .
ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟
- إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .
- بناء علاقات بين الجداول .
- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة في حقل مفتاح أساسي .
كيف يمكنني تجنب تكرار قيمة في حقل ليس معيناً كمفتاح أساسي ؟
نقوم بفتح الجدول في نمط عرض التصميم ثم ننقر فوق الحقل المطلوب وننتقل إلى خصائص الحقل وبالتحديد خاصية " مفهرس" ونختار " نعم ( بدون تكرار ) " .
ما هو الفرق بين خاصتي " قناع الإدخال " و " تنسيق " ؟
- خاصية " قناع الإدخال " : تحدد نوع القيمة المدخلة التي يمكن كتابتها في الحقل ، حيث تفرض شكلاً معيناً تكون مجبراً على سلوكه عند الإدخال .
- خاصية " تنسيق " : تؤثر على البيانات في الحقل بعد إدخالها ، فهي تغير طريقة عرض البيانات .
فيما يلي الخطوات الأساسية لتصميم أي قاعدة بيانات:
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات.
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات.
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها في الجداول.
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة.
5 تحديد العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم.
7 إضافة بيانات وإنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى.
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات وكيفية استخدامها وهذا يشمل التالي:
- الإلمام بالمعلومات التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات .
- تحديد المواضيع التي تحتاج إلى تخزين معلومات عنها بالجداول ، والحقائق التي تحتاج إلى تخزينها حول كل موضوع ( الحقول في الجداول) .
- تكلم مع من تتوقع أنه سوف يستخدم قاعدة البيانات .
- أمعن التفكير في الأسئلة التي تريد أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
- خطط أوصافاً للتقارير المطلوب إخراجها .
- أجمع النماذج الورقية المستخدمة حالياً لتسجيل البيانات لأنها ستفيدك عند إنشاء شاشات النظام .
- دراسة قواعد البيانات ذات التصميم الجيد والمشابهة لتلك التي ستقوم بتصميمها .
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها:
قد يكون تحديد الجداول أكثر الخطوات خداعاً في عملية تصميم قاعدة البيانات، ويرجع السبب في ذلك إلى أن النتائج التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات، من أمثلة التقارير المراد طباعتها والنماذج المراد استخدامها والأسئلة المراد الإجابة عليها، لا توفّر بالضرورة معلومات إرشادية حول هياكل الجداول التي تخرجها!! لست بحاجة إلى تصميم الجداول باستعمال Microsoft Access ، بل قد يكون من الأفضل تخطيط أوصاف التصميم ومراجعته على الورق أولاً. عند تصميم الجداول، عليك بتقسيم المعلومات، وذلك من خلال تذكر مبادئ التصميم الأساسية الآتية:
- لا يجب أن يتضمن الجدول معلومات مكررة .
- لا يجب تكرار المعلومات بين الجداول ، حيث أنه عند تخزين كل معلومة في جدول واحد فقط، يتم تحديث هذه المعلومة في مكان واحد، مما يزيد من كفاءة العمل ويقضي على احتمال الإدخال المكرر الذي يتضمن معلومات مختلفة. فقد ترغب على سبيل المثال بتخزين عنوان العميل ورقم هاتفه مرة واحدة، وفي جدول واحد.
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات عن موضوع واحد، أي عند احتواء كل جدول على حقائق عن موضوع واحد، يمكنك الاحتفاظ بمعلومات حول كل موضوع على حدة بعيداً عن المواضيع الأخرى ، على سبيل المثال، تخزَّن عناوين العملاء في جدول مختلف عن طلبات العملاء، حتى تتمكن من حذف إحدى الطلبات مع الاحتفاظ بمعلومات العميل .
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها:
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات حول نفس الموضوع، ويتضمن كل حقل في الجدول حقائق فريدة عن موضوع هذا الجدول. على سبيل المثال، يتضمن جدول العميل الحقول الآتية: اسم الشركة، العنوان، المدينة، ورقم الهاتف، حيث تلاحظ أن جدول العملاء يتكون من حقول تخص العملاء فقط .
- عند تخطيط أوصاف الحقول لكل جدول، تذكر التلميحات الآتية: " قم بربط كل حقل بموضوع الجدول مباشرة " " لا تضع في الحقول بيانات مشتقة أو محسوبة ( بيانات ناتجة عن عملية حسابية ) " . " قم بتضمين كافة المعلومات التي تريدها " " قم بتخزين المعلومات بأشكالها المنطقية المبسطة " (على سبيل المثال، "الاسم الأول" و"الاسم الأخير"، أفضل من "الاسم").
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة:
- حتى يتمكن Microsoft Access من ربط المعلومات المخزَّنة في جداول منفصلة، كربط عميل بجميع الطلبات الخاصة به .
- يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل (أو مجموعة من الحقول) يُعرّف كل سجل في الجدول بشكل فريد، ويسمى هذا الحقل (أو مجموعة الحقول) مفتاحاً أساسياً .
5 تحديد العلاقات بين الجداول:
بعد تقسيم المعلومات إلى جداول وتعريف حقول المفاتيح الأساسية، ستحتاج إلى طريقة لإبلاغ Microsoft Access بكيفية إحضار المعلومات المرتبطة معاً مرة أخرى بطرق ذات معنى. ولعمل ذلك، عليك بتعريف العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم:
بعد تصميم احتياجاتك من الجداول والحقول والعلاقات، يحين الوقت لدراسة التصميم واكتشاف أي خلل لا يزال موجوداً، فمن الأسهل تغيير تصميم قاعدة البيانات الآن عنه بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول، وتحديد العلاقات بينها، وأدخل بعض سجلات البيانات في كل جدول. اختبر إمكانية استخدام قاعدة البيانات في الحصول على ما تريد من إجابات. أنشئ مسودات تجريبية للنماذج والتقارير واختبر إظهارها للمعلومات كما كنت تتوقع. ابحث عن التكرار غير الضروري للبيانات واستبعده.
7 إدخال بيانات وإنشاء كائنات قواعد بيانات أخرى:
عندما تطمئن إلى أن هياكل الجداول تحقق أهداف التصميم المشروحة هنا، يحين وقت الشروع في إضافة كافة بياناتك إلى الجداول. ويمكنك عندئذ إنشاء ما تريد من استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، و وحدات نمطية.
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات.
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات.
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها في الجداول.
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة.
5 تحديد العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم.
7 إضافة بيانات وإنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى.
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات وكيفية استخدامها وهذا يشمل التالي:
- الإلمام بالمعلومات التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات .
- تحديد المواضيع التي تحتاج إلى تخزين معلومات عنها بالجداول ، والحقائق التي تحتاج إلى تخزينها حول كل موضوع ( الحقول في الجداول) .
- تكلم مع من تتوقع أنه سوف يستخدم قاعدة البيانات .
- أمعن التفكير في الأسئلة التي تريد أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
- خطط أوصافاً للتقارير المطلوب إخراجها .
- أجمع النماذج الورقية المستخدمة حالياً لتسجيل البيانات لأنها ستفيدك عند إنشاء شاشات النظام .
- دراسة قواعد البيانات ذات التصميم الجيد والمشابهة لتلك التي ستقوم بتصميمها .
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها:
قد يكون تحديد الجداول أكثر الخطوات خداعاً في عملية تصميم قاعدة البيانات، ويرجع السبب في ذلك إلى أن النتائج التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات، من أمثلة التقارير المراد طباعتها والنماذج المراد استخدامها والأسئلة المراد الإجابة عليها، لا توفّر بالضرورة معلومات إرشادية حول هياكل الجداول التي تخرجها!! لست بحاجة إلى تصميم الجداول باستعمال Microsoft Access ، بل قد يكون من الأفضل تخطيط أوصاف التصميم ومراجعته على الورق أولاً. عند تصميم الجداول، عليك بتقسيم المعلومات، وذلك من خلال تذكر مبادئ التصميم الأساسية الآتية:
- لا يجب أن يتضمن الجدول معلومات مكررة .
- لا يجب تكرار المعلومات بين الجداول ، حيث أنه عند تخزين كل معلومة في جدول واحد فقط، يتم تحديث هذه المعلومة في مكان واحد، مما يزيد من كفاءة العمل ويقضي على احتمال الإدخال المكرر الذي يتضمن معلومات مختلفة. فقد ترغب على سبيل المثال بتخزين عنوان العميل ورقم هاتفه مرة واحدة، وفي جدول واحد.
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات عن موضوع واحد، أي عند احتواء كل جدول على حقائق عن موضوع واحد، يمكنك الاحتفاظ بمعلومات حول كل موضوع على حدة بعيداً عن المواضيع الأخرى ، على سبيل المثال، تخزَّن عناوين العملاء في جدول مختلف عن طلبات العملاء، حتى تتمكن من حذف إحدى الطلبات مع الاحتفاظ بمعلومات العميل .
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها:
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات حول نفس الموضوع، ويتضمن كل حقل في الجدول حقائق فريدة عن موضوع هذا الجدول. على سبيل المثال، يتضمن جدول العميل الحقول الآتية: اسم الشركة، العنوان، المدينة، ورقم الهاتف، حيث تلاحظ أن جدول العملاء يتكون من حقول تخص العملاء فقط .
- عند تخطيط أوصاف الحقول لكل جدول، تذكر التلميحات الآتية: " قم بربط كل حقل بموضوع الجدول مباشرة " " لا تضع في الحقول بيانات مشتقة أو محسوبة ( بيانات ناتجة عن عملية حسابية ) " . " قم بتضمين كافة المعلومات التي تريدها " " قم بتخزين المعلومات بأشكالها المنطقية المبسطة " (على سبيل المثال، "الاسم الأول" و"الاسم الأخير"، أفضل من "الاسم").
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة:
- حتى يتمكن Microsoft Access من ربط المعلومات المخزَّنة في جداول منفصلة، كربط عميل بجميع الطلبات الخاصة به .
- يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل (أو مجموعة من الحقول) يُعرّف كل سجل في الجدول بشكل فريد، ويسمى هذا الحقل (أو مجموعة الحقول) مفتاحاً أساسياً .
5 تحديد العلاقات بين الجداول:
بعد تقسيم المعلومات إلى جداول وتعريف حقول المفاتيح الأساسية، ستحتاج إلى طريقة لإبلاغ Microsoft Access بكيفية إحضار المعلومات المرتبطة معاً مرة أخرى بطرق ذات معنى. ولعمل ذلك، عليك بتعريف العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم:
بعد تصميم احتياجاتك من الجداول والحقول والعلاقات، يحين الوقت لدراسة التصميم واكتشاف أي خلل لا يزال موجوداً، فمن الأسهل تغيير تصميم قاعدة البيانات الآن عنه بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول، وتحديد العلاقات بينها، وأدخل بعض سجلات البيانات في كل جدول. اختبر إمكانية استخدام قاعدة البيانات في الحصول على ما تريد من إجابات. أنشئ مسودات تجريبية للنماذج والتقارير واختبر إظهارها للمعلومات كما كنت تتوقع. ابحث عن التكرار غير الضروري للبيانات واستبعده.
7 إدخال بيانات وإنشاء كائنات قواعد بيانات أخرى:
عندما تطمئن إلى أن هياكل الجداول تحقق أهداف التصميم المشروحة هنا، يحين وقت الشروع في إضافة كافة بياناتك إلى الجداول. ويمكنك عندئذ إنشاء ما تريد من استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، و وحدات نمطية.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق