خطوات انشاء قاعدة البيانات ( اعضاء الموسوعة ) و خطوات تصميم جدول ( بيانات الاعضاء )

                                                  

 1 انقر على زر إبدأ ثم أنقر على برامج .

 2 من البرامج إنقر على مايكروسوفت آكسس .

 3 عندها تظهر لك شاشة الحوار " إنشاء قاعدة بيانات جديد بإستخدام " ، أختر منها " قاعدة بيانات Access فارغة " ثم أنقر موافق .

 4 تظهر لك شاشة الحوار " ملف قاعدة بيانات جديدة " والتي من خلالها نقوم تسمية وإنشاء ملف قاعدة البيانات حيث نضع إسماً وصفيــــــــــــــا لقاعدة البيانات يعبر عن الغرض منها ويتم ذلك في خانة " اسم الملف " ، لذلك قم بتسمية ملف قاعـــــــدة البيانات " اعضاء الموسوعة " ثم أنقر موافق .

 5 إتجه إلى اليمين وانقر على كائنات وحدد " جداول " ثم انقر على جديد بشريط الأدوات .

 6 تظهر لك شاشة حوار " جدول جديد " حدد منها طريقة عرض التصميم ثم انقر موافق .

 7 تظهر لك شاشة تصميم حقول الجدول حيث ستلاحظ وجود ثلاث أعمدة بالعناوين التالية : اسم الحقل - نوع البيانات - الوصف .

 8 سنحتاج نحن هنا ( حسب الغرض من قاعدة البيانات الذي وضحناه في المقدمة ) إلى إنشاء ثلاثة حقول وهي : الرقم - اسم العضو - الدولة .

 9 نضع مؤشر الكتابة تحت العمود اسم الحقل بالصف الأول ونكتب " الرقم " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل من القائمة بـ " ترقيم تلقائي " ، بالنسبة للعمود الثالث ليس ضرورياً ان نكتب فيه شيء إلا إذا أردت ان تكتب وصفاً لنفسك يذكرك بالغرض من إنشائك لهذا الحقل أو في حال أردت ان يطلع أحد على قاعدة البيانات فتضع له وصفاً يسهل عليه فهم قاعدة البيانات .

 10 ننتقل إلى الصف الثاني وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب اسم الحقل الثاني والذي هو " اسم العضو " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " نص " ، ولاحظ عند إنشائك لأي حقل يمكنك تحديد خصائص له تميزه عن غيره وهي موجودة بأسقل الشاشة حيث يمكنك الانتقال لها عن طريق الضغط على مفتاح " F6 " او النقر بزر الماوس الأيسر بالأسفل كي تتمكن من تعديل خصائص الحقل حسب الغرض منه ، انظر الخطوة رقم 13 .

 11 ننتقل إلى الصف الثالث وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب اسم الحقل الثالث والذي هو " الدولة " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " نص " .

 12 وبهذا نكون قد قمنا بإنشاء الحقول التي نحتاجها في قاعدة البيانات " أعضاء الموسوعة " .

 13 بقي علينا ان نقوم بتغيير خاصية لحقل " اسم العضو " حتى نضمن عدم تكرار إدخال اسم العضو ، وهذه الخاصية هي ( مفهرس ) ونجعلها نعم ( بدون تكرار ) . ويتم ذلك عن طريق النقر على مفتاح " F6 " ثم وضع المؤشر امام هذه الخاصية ونختار من القائمة نعم ( بدون تكرار ) . 14 والان يجب علينا حفظ الجدول وتحديد اسم له ويتم ذلك عن طريق قائمة ملف ثم نختار حفظ ، عندها يظهر لنا مربع حوار الحفظ ونقوم بتسمية الجدول " بيانات الاعضاء " ثم ننقر موافق . 15 ستظهر لك شاشة تحتوي على تنبيه بضرورة ان يكون هناك مفتاح اساسي ( ليس هناك حاجة حالياً لإنشاء مفتاح اساسي ) ، انقر على " لا " . 16 افتح قائمة ملف واختر منها إغلاق . إدخال البيانات بالجدول : 

وبهذا نكون قد إنتهينا من إنشاء قاعدة البيانات و تصميم الجدول الذي نحتاجه لتخزين البيانات وحفظها .

- إنشاء الاستعلامات :

سنحتاج إلى إنشاء استعلام جدولي يمكنا من معرفة عدد الأعضاء المسجلين بالموسوعة العربية من كل دولة .

- خطوات تصميم الاستعلام الجدولي :

1 حدد الكائن إستعلامات وانقر على جديد بشريط الأدوات .

2 تظهر لك نافذة إنشاء إستعلام جديد ، " إختر منها معالج الاستعلامات الجدولية " ، ثم إنقر موافق  .  

3 تظهر لك نافذة تسأل فيها عن الجدول او الاستعلام الذي يتضمن الجداول التي تريدها لنتائج الاستعلام الجدولي ؟ .

4 طبعاً بقاعدة البيانات " اعضاء الموسوعة " ، لا يوجد إلا جدول واحد " بيانات الاعضاء " نقوم بتحديده ونضغط على زر التالي .

5 تظهر لك نافذة تسأل فيها عن قيم الحقول التي تريد استخدامها كعناوين صفوف ، وهنا نحدد فقط حقل " الدولة "  ثم ننقر التالي .

6 تظهر لك نافذة تسأل فيها عن قيم الحقول التي تريدها كعناوين اعمدة ؟ ، هنا نحدد فقط حقل " اسم العضو " ثم ننقر التالي .

7 تظهر لك نافذة تسأل فيها عن الرقم الذي ترغب بحسابه لكل تقاطع عمود وصف ؟ ، هنا نحدد فقط الحقل " الرقم " ، ثم نحدد من الدالات الدالة ( Count ) والتي تستخدم لحساب عدد الأعضاء من كل دولة ، ونقوم بالتأشير بعلامة صح على يمين العبارة " نعم قم بتضمين مجاميع الصفوف " ، ثم ننقر زر التالي .

8 تظهر لك نافذة تسأل عن الاسم الذي تريده للاستعلام ؟ ، إقتراضياً ستجد الاسم التالي ( اعضاء الموسوعة_جدولي ) دعه كما هو ، وانقر زر إنهاء .

9 قم بتشغيل الاستعلام " اعضاء الموسوعة_جدولي " ، حيث سيظهر لك على الشكل التالي :

- خطوات إنشاء إستعلام آخر بإسم " إجمالي الأعضاء من كل دولة " ، والغرض منه ان يعرض حقل " الدولة " ، وحقل " إجمالي الاعضاء من كل دولة " .. وذلك من اجل تلخيص نتائج الاستعلام الجدولي " اعضاء الموسوعة_جدولي " :

1 حدد الكائن استعلامات ثم انقر على جديد بشريط الأدوات .

2 تظهر لك نافذة استعلام جديد حدد منها " طريقة عرض التصميم " ، ثم انقر موافق .

3 تظهر لك نافذة صغيرة بعنوان " إظهار الجدول " وخلفها نافذة أكبر ، ستجد في النافذة الصغيرة ثلاث تبويبات وهي على التوالي من اليمين إلى اليسار ( جداول - استعلامات - كلاهما ) ، الذي يهمنا هنا التبويب " استعلام " انقر عليه بزر الماوس الأيسر عندها يظهر لك الاستعلام الجدولي " اعضاء الموسوعة _جدولي " قم بتحديده وانقر زر إضافة .

4 عندها تختفي النافذة الصغيرة ويظهر الاستعلام الذي حددت " اعضاء الموسوعة _جدولي" بالجزء العلوي من النافذة الكبيرة ( نافذة تصميم الاستعلام ) .

5 إنتقل الى الجزء الأسفل وعند اول تقاطع بين العمود والصف الذي على يمينه كلمة حقل قم بفتح القائمة وأختر منها حقل " الدولة " ، ثم توجه إلى تقاطع ثاني عمود مع الصف الأول وحدد الحقل الثاني والذي هو " إجمالي الأعضاء " .

6 إتجه إلى قائمة ملف وأختر حفظ ، حيث ستظهر لك نافذة الحفظ قم بإدخال إسم الاستعلام الجديد " إجمالي الأعضاء من كل دولة " ، ثم إنقر موافق .

7 إتجه إلى قائمة ملف وأختر إغلاق .

8 قم بتشغيل الاستعلام " إجمالي الأعضاء من كل دولة " ، حيث من المفترض ان يظهر عندك بالشكل التالي :

المرحلة الثالثة أولاً :
تصميم نموذج إدخال بيانات الأعضاء .

الآن لنبدأ بالتعرف على طريقة تصميم النموذج الأول :
إدخال بيانات الأعضاء :

1 حدد الكائن نماذج وانقر على جديد بشريط الأدوات .

2 تظهر لك نافذة بعنوان " نموذج جديد " حدد منها نموذج تلقائي : جدولي .

3 إنتقل إلا الأسفل بنفس النافذة واختر الجدول المسمى بيانات الأعضاء ( الهدف من تصميم هذا النموذج أستخدمه لإدخال وتخزين البيانات بجدول بيانات الأعضاء ) .

أنقر على زر موافق .

4 ستظهر لك النافذة بالشكل التالي:

5 الآن سنقوم ببعض التعديلات على خصائص هذا النموذج ، ويتم هذا عن طريق فتح قائمة عرض ونختار منها " عرض التصميم " .

6 بعد أن ننتقل إلى عرض التصميم نقوم بفتح قائمة عرض مرة أخرى ونختار منها " خصائص " ونقوم بعمل التعديلات على خصائص النموذج كما هو موضح بالشكل التالي :

7 لقد قمت بإ،جراء بعض التعديلات على تنسيق النموذج ليظهر لنا بالشكل التالي

:

8 وبهذا نكون قد إنتهينا من تصميم النموذج الأول والذي يستخدم في إدخال بيانات الاعضاء .

نياً : تصميم نموذج أستعرض البيانات .

الآن لنبدأ بالتعرف على طريقة تصميم النموذج الثاني :
1 حدد الكائن نماذج وانقر على جديد بشريط الأدوات .

 

2 تظهر لك نافذة بعنوان " نموذج جديد " حدد منها نموذج تلقائي : جدولي .
3 أنتقل إلا الأسفل بنفس النافذة واختر الاستعلام المسمى إجمالي الأعضاء من كل دولة ( الهدف من تصميم هذا النموذج عرض إجمالي الأعضاء من كل دولة ) ، أنقر على زر موافق .
4 ستظهر لك النافذة بالشكل التالي :

5 الآن سنقوم ببعض التعديلات على خصائص هذا النموذج ، ويتم هذا عن طريق فتح قائمة عرض ونختار منها " عرض التصميم " .
6 بعد أن ننتقل إلى عرض التصميم نقوم بفتح قائمة عرض مرة أخرى ونختار منها " خصائص " ونقوم بعمل التعديلات على خصائص النموذج كما هو موضح بالشكل التالي :

  

7 بعد إجراء هذه التعديلات على خصائص النموذج سيظهر لنا عند تشغيله بالشكل التالي :

8 وبهذا نكون قد انتهينا من تصميم النموذج الثاني والذي يستخدم في استعراض إجمالي الأعضاء من كل دولة .

أولاً : تصميم تقرير يكون ناتجة طباعة بيانات الأعضاء من جدول بيانات الأعضاء .

الآن لنبدأ بالتعرف على طريقة تصميم التقرير الأول :
تصميم تقرير يكون ناتجة طباعة بيانات الأعضاء من جدول بيانات الأعضاء .

1 حدد الكائن تقارير وانقر على جديد بشريط الأدوات .
 

 

 

2 تظهر لك نافذة بعنوان " تقرير جديد " حدد منها تقرير تلقائي : جدولي .

  

  

3 أنتقل إلى الأسفل بنفس النافذة واختر الجدول المسمى بيانات الأعضاء ( الهدف من تصميم هذا التقرير طباعة بيانات الأعضاء التي تم إدخالها بجدول بيانات الأعضاء ) ، ثم أنقر على زر موافق .

4 عندها يظهر لنا التقرير بالشكل التالي :

5 ننقر زر الإغلاق فتظهر لنا الشاشة التالية :

6 ننقر على زر نعم فتظهر لنا الشاشة التالية :

  

7 ننقر على زر موافق وبهذا نكون قد انتهينا من تصميم التقرير الأول .

ثانياًً : تصميم تقرير يكون ناتجة طباعة إجمالي الأعضاء من كل دولة .

الآن لنبدأ بالتعرف على طريقة تصميم التقرير الثاني :
تصميم تقرير يكون ناتجة طباعة إجمالي الأعضاء من كل دولة .

1 حدد الكائن تقارير وانقر على جديد بشريط الأدوات .

 

2 تظهر لك نافذة بعنوان " تقرير جديد " حدد منها تقرير تلقائي : جدولي .

3 أنتقل إلى الأسفل بنفس النافذة واختر الاستعلام المسمى إجمالي الأعضاء من كل دولة ( الهدف من تصميم هذا التقرير طباعة إجمالي الأعضاء من كل دولة ) ، ثم أنقر على زر موافق .
4 عندها يظهر لنا التقرير بالشكل التالي :
 

 

5 ننقر زر الإغلاق فتظهر لنا الشاشة التالية :

  

6 ننقر على زر نعم فتظهر لنا الشاشة التالية :

7 ننقر على زر موافق وبهذا نكون قد انتهينا من تصميم التقرير الثاني .

  

قبل أن ندخل في شرح هذا المثال العملي أحب أن أشرح لكم شريط مربع ‏الأدوات كمدخل لتصميم النموذج الموجود في المثال.‏ وذلك في الدرس القادم